Vanuit één systeem een compleet beeld van studentloopbaan 

Mbo’s en hbo’s beschikken over veel informatie van hun nieuwe en bestaande studenten. Er is informatie van de toeleverende scholen en van de aanmeldingen en opkomst bij Open Dagen. En dan zijn er de gegevens uit het studievolgsysteem. Sommige scholen houden zelfs bij hoe het oud-studenten vergaat. De praktijk is vaak wel dat al die informatie en data verspreid over verschillende systemen aanwezig zijn. Dat is voor scholen aanleiding om over te stappen naar één centraal systeem voor alle studentrelatiegegevens: vanaf de eerste informatieaanvraag tot en met het alumnischap.

Het doel van zo’n integraal systeem is om alles met elkaar te verbinden: vanaf de aanmelding voor de open dag, de uiteindelijke inschrijving, de begeleiding tijdens de studie, tot en met de uitstroom. Zo ontstaat er een integraal beeld van de student en dat maakt het mogelijk om studieondersteuning en informatievoorziening zo persoonlijk mogelijk af te stemmen. Het levert ook een compleet beeld van de grote bewegingen op: waar komen studenten vandaan, hoe is de verhouding man-vrouw, enzovoorts. Die informatie helpt scholen om de relatie met potentials, studenten en alumni (en met de toeleverende scholen) te verstevigen.

De Haagse Hogeschool voegt drie losse systemen samen

De Haagse Hogeschool heeft recent samen met ict-dienstverlener Winvision stappen gezet om te komen tot één systeem voor ‘student lifecycle management’. Tot voor kort had de school drie afzonderlijke systemen en programma’s: voor de instroom van geïnteresseerde studenten; voor bestaande studenten die via het studieloopbaancentrum ondersteuning krijgen; en voor de gegevens van de toeleverende scholen. Maar De Haagse, zoals de school in de wandelgangen heet, wilde graag vanuit één systeem en één gegevensdatabase kunnen communiceren met potentiële, bestaande en oud-studenten.

De drie afzonderlijke systemen – op basis van Excel en een door een eigen medewerker ontwikkeld programma – maakten stapsgewijs plaats voor een centrale Microsoft Dynamics CRM-omgeving en een toevoeging voor (e-mail-)marketing. Daarbij moest ook alle data worden overgezet: vele tienduizenden records met verschillende formats en ‘diepgang’. Bij de instroomdatabase ging het om veel personen met relatief weinig informatie, bij de bestanden van het studentloopbaancentrum waren er veel minder records, maar was de informatiedichtheid veel groter. Al die data moest uiteraard secuur overgezet en goed en veilig opslagen worden.

Beter inzicht, gerichter communiceren

De school is inmiddels erg blij met het nieuwe systeem. “We hebben veel beter inzicht in aanmeldingen, informatieaanvragen en studentenvragen en kunnen die goed opvolgen. Bovendien”, zegt Nicoline Kooijman, medewerker online marketing bij De Haagse, “kunnen we wat we altijd al wilden: gerichte campagnes opzetten, marketinglijsten maken, resultaten monitoren, enquêtes uitzetten.”

Ook volgen bij de opleiding na het mbo

Het is nog maar het begin van wat met samengebrachte data gerealiseerd kan worden. Het is goed mogelijk om sociale media berichtgeving te volgen en bijvoorbeeld oud-scholieren te blijven betrekken bij de school. Je weet tenslotte nooit of die een goede praktijkstageplaats te bieden hebben voor de mbo-studenten van de beroepsopleidende leerweg (BOL) of de beroepsbegeleidende leerweg (BBL). Of om oud-studenten te volgen die verder zijn gegaan naar een hbo. Die willen later misschien nog iets over hun vervolgopleiding of vakgebied vertellen tijdens een voorlichtingsbijeenkomst. Met de overstap naar één centraal systeem kun je als mbo een langdurige relatie opbouwen met studenten en dat is prettig en nuttig voor beide partijen.

Melle Lelieveld, Business Manager bij Winvision