Alle onderwijs-instellingen hebben een print, kopieer en/of scanservice, en hier kunnen we meestal simpel op besparen. Ondanks dat er steeds meer digitaal wordt gedaan, toch blijkt dat we nog steeds veel papier gebruiken.

Uit de “Papierloos Werken Monitor 2018” blijkt zelfs dat de gemiddelde Nederlander dagelijks 17,4 pagina’s uitprint. Een vermeerdering ten opzichte van 2015. De papierloze organisatie ligt dus nog in de toekomst.

Het in goede banen leiden van printen, kopiëren en scannen binnen een onderwijsinstellingen is een flinke uitdaging. De tijd die leerlingen en leraren kwijt zijn aan printen, defecte apparaten en de reparatie daarvan en het vervangen van inkt en toners kan voor veel frustratie zorgen.

Wanneer een Multi Functionele Printer of MFP afzonderlijk wordt beheerd, kan dit leiden tot hoge onderhoudskosten en is er weinig zicht op de prestaties van de apparaten op specifieke locaties. Het beveiligen van documentstromen en persoonlijke gegevens kan ook beter centraal worden geregeld.

Een print management systeem kan hierin uitkomst bieden. Dit systeem kan worden afgestemd op de wensen van de instelling en zorgt voor centraal beheer van het printerpark. Ook zet het systeem de apparaten zo efficiënt mogelijk in. Deze efficiëntie kan al een kostenbesparing van 30% opleveren.

De printbehoeften van de onderwijsinstelling kunnen zo ook beter in kaart gebracht worden, wat een besparing met zich mee brengt met betrekking tot papierverbruik, toner en energieverbruik.

Door zo te besparen op de print-kosten kunnen elders in het onderwijs deze middelen weer worden ingezet. Bijvoorbeeld bij het verbeteren van digitale leermiddelen.