Scholenstichting INOS zet met Google in op veiligheid in de digitale werkomgeving

Eigen regie voeren op het beheer van systemen en apparaten. INOS, de Stichting Katholiek Onderwijs Breda die bestaat uit 29 scholen, doet het. En dat zonder grote afdeling ICT.
We spraken met de informatiemanager van de scholen, Hans Miegielsen: “Met een Google-omgeving kunnen we zelf en in begrijpelijketaal de beveiliging regelen.”

J e leest het overal: de onderwijssector wereldwijd heeft het steeds vaker zwaar te verduren als het gaat om cyberaanvallen. De digitale omgeving waarin INOS, Stichting Katholiek Onderwijs Breda, grotendeels werkt, biedt de veiligheid die de stichting belangrijk vindt. De scholen werken volledig in de Google Cloud. De 25 basisscholen, één school voor speciaal basisonderwijs (SBO) en twee scholen voor speciaal onderwijs (SO en VSO) worden ondersteund door een servicedesk met maar een paar man sterk. Hoe doen ze dat?

ICT-onderwijscoaches
Informatiemanager Hans Miegielsen geeft leiding aan de ICT-afdeling van INOS. Naast een servicedesk met medewerkers bestaat de afdeling uit ICT-onderwijscoaches.
Elke ICT-onderwijscoach begeleidt drie scholen. “Zij zijn op school de sleutelrol op het gebied van ICT”, zegt Miegielsen. “Dat gaat van: welke tool kan ik het beste gebruiken
om een leuke quiz te doen? Tot: wat zijn onze jaarplannen met het onderwijs en ICT?”
Zo werkten de ICT-onderwijscoaches een Leerlijn digitale geletterdheid uit voor de scholen. Met een website met suggesties wat je in de verschillende groepen tijdens de les kunt doen rondom digitale geletterdheid. Ook bedacht de afdeling samen met het bedrijf Aerobe een leeromgeving voor de leerlingen; INOS web. Miegielsen: “Daarin zit een landingspagina voor de leerkracht en voor de leerling. De leerkracht kan eigen favorieten vastzetten en kan webbased content beschikbaar stellen voor de leerling.” De leeromgeving draait in de cloud.
“De kracht van de constructie met de ICT-onderwijscoaches zit ‘m vooral in het centrale dagdeel waarop we bij elkaar komen”, zegt Miegielsen. “Elke dinsdagochtend wisselen ze met elkaar informatie uit en kan ik rechtstreeks de bovenschoolse informatie aan hen kwijt. Daarnaast hebben we tweewekelijks een vast vergadermoment. Gedurende de week werken we met Google Chat. Wij zijn een groot bestuur en op deze manier gaat het snel en via korte lijntjes.”

Eigen regie op systemen
De scholenstichting werkt dus grotendeels met Google voor hun systemen en heeft daarnaast ook nog een Microsoft-omgeving. “Het beheer van de Google-omgeving en de
Chromebooks doen we binnenshuis”, zegt Miegielsen. “De meeste scholen besteden dit uit. Bij ons is het werkplekbeheer, omdat we Google hebben, met maar een paar man op de servicedesk uitstekend te doen.”
Veiligheid staat bij INOS hoog in het vaandel. Miegielsen: “Google claimt dat er nooit aanvallen van ransomware op Chrome OS apparaten zijn gerapporteerd. Het is het
veiligst om te werken in de Google-omgeving op een Chromebook, en niet op een ander apparaat. Ook snappen wij als eindgebruiker wat en hoe het beveiligd is. Bij Google kunnen we in begrijpelijke taal de beveiliging regelen en dat is ons heel wat waard. Je bent zelf in control en hoeft geen whizzkid te zijn om te snappen wat je doet.”

“Bij Google kunnen we in begrijpelijke taal de beveiliging regelen en dat is ons heel wat waard”

Overstap naar Google-omgeving
In 2015 is de stichting overgestapt op Chromebooks voor de leerlingen. Er zijn inmiddels zo’n 10.000 Chromebooks in de organisatie. Vijf jaar geleden stapten de scholen ook voor de leraren over. Nog een kleine groep medewerkers werkt met een Windows-laptop. Miegielsen: “Onze ervaring is: de Chromebooks werken stabieler. Ze zijn in vijf minuten in ons managementsysteem gebracht en dan gaan ze naar de scholen. Je klapt hem open en je kunt werken. Zelfs als je hem helemaal uitgeschakeld hebt, staat hij binnen 5 seconden voor je snufferd. De leerkrachten zijn dat nu gewend. Je hoeft ook niet te wachten totdat updates zijn bijgewerkt. Dat gebeurt op de achtergrond.”

Veiligheid
Een maatregel die INOS heeft genomen voor de veiligheid is het anonimiseren van de leerlingenaccounts. Een tweede maatregel is dat de mailaccounts van de leerlingen alleen maar binnen de organisatie gebruikt kunnen worden. Een bewuste keuze, laat de informatiemanager ons weten. “Soms levert dat uitdagingen op. Bijvoorbeeld als leraren een tool of app willen gebruiken voor hun les waarbij je als leerling individuele gegevens moet opgeven. Als gebruiker wil je vaak gewoon die leuke tool gebruiken. Maar we willen stimuleren dat mensen een bewuste keuze maken en de consequenties overwegen.” De afdeling ICT adviseert de docenten daarin. “Wil je er controle op houden dan is het goed dat het dicht staat”, zegt Miegielsen. “Vaak hebben we in Google een alternatieve tool die we kunnen adviseren. En als een tool toch betrouwbaar is, dan zetten we deze op een white list.”
Zelf verantwoordelijkheid nemen “In Nederland werd de afgelopen twee jaar een discussie gevoerd over de veiligheid van Google. Daar hebben wij als stichting last van gehad,” zegt Miegielsen. “De verschillende veiligheidsrisico’s wegen we zelf zorgvuldig tegen elkaar af en op basis daarvan maken we een keuze wat we wel of niet aanzetten. Maar in het primair onderwijs zijn ook veel eenpitters die daar geen mensen voor hebben.” Zo werden YouTube en Google Maps een tijdje geleden aangemerkt als niet veilig genoeg. Deze worden weloverwogen bij INOS wel gebruikt.
Google heeft mede naar aanleiding van deze discussie extra beveiligingsopties ingebouwd voor beter beheer. Miegielsen: “We hebben veel creatieve leerkrachten en leerlingen in huis. Als je onderdelen als Google Maps en YouTube gaat blokkeren, vergroot je de risico’s doordat men er bijvoorbeeld via privé-accounts op gaat. Daarom is het een groot voordeel dat we het zélf in beheer hebben en daar zélf verantwoordelijkheid in kunnen nemen. Ook hebben we al heel lang de boodschap naar ouders: laat leerlingen het INOS web ook thuis gebruiken. Dan zit je kind in een veiligere omgeving.”

Sparren over privacy
Hans Miegielsen is naast informatiemanager ook privacy officer bij INOS en betrokken bij het Netwerk Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) van Kennisnet, SIVON, de PO-Raad en de VO-Raad. Daarnaast is hij bij ParnasSys (leerlingadministratieen volgsysteem) lid van de klankbordgroep van schoolbesturen. “Sparren met leveranciers over privacy is een groot voordeel. De AVG is soms een vervelend ding, maar als het volgens de regelgeving veiliger moet, ga je aanpassingen doen. Dat hebben we nodig op onze scholen.” Miegielsen: “Verder heb ik met Google Nederland korte lijntjes. Ze vragen regelmatig feedback en dat is prettig. Het wil niet zeggen dat alles waar we tegenaan lopen, opgelost wordt. Maar als je het vergelijkt met vijf jaar geleden, en toen was het al een prettig apparaat, blijft Google verbeteren.” Onderwijs faciliteren en veilig houden In het onderwijs worden veel systemen naast elkaar gebruikt. De vier belangrijkste qua gevoelige gegevens bij INOS zijn AFAS onderwijssoftware voor medewerkers, ParnasSys voor de leerlingdata en verder de Google en Microsoft-omgevingen. In een document heeft INOS beschreven waarom de omgeving zo veilig is en wat ze doen aan beveiliging. Ook is er beschreven welke extra keuzes ze zelf hebben gemaakt. De informatiemanager wil het onderwijs faciliteren op een makkelijke én veilige manier. “Daar faciliteert Google mij enorm in”, zegt Miegielsen. “Daarom is het voor ons een ideale omgeving om zowel je gebruikersaccounts als je apparaten goed in beheer te hebben. Dankzij dit systeem kunnen we regie houden. En we kunnen uitleggen wat we doen qua veiligheid.”

Dit artikel stond ook in het IPON Magazine nr 182 oktober/november